Amplitud, profundidad de acción de la Auditoria de Recursos Humanos

Las auditorias por lo general empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan la administración del potencial humano, incluyendo al personal de línea y de staff, las calificaciones de los miembros de staff de RRHH y la adecuación del apoyo financiero para varios programas. A partir de ahí se aplica una variedad de patrones y medidas cuya escala y profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan registros e informes del personal. Se analiza, compara y prepara un informe que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones. Por otro lado, la auditoria puede penetrar mucho más profundamente, pues también puede evaluar programas, políticas, filosofías y teorías. Dependiendo de la política de la organización, la ARH puede enfocarse a cualquiera o a todos los aspectos de productividad:

·         Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administración en curso.

·         Programas, que incluyen las prácticas y los procedimientos detallados que los conforman.

·         Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas.

·         Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y objetivos.

·         Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relacionan las filosofías, las políticas, las prácticas y los problemas continuos, cuanto mayor y más descentralizada esté la organización, tanto mayor será la necesidad de una cobertura sistemática de auditoria. La auditoria permite verificar:

·         Hasta qué punto la política de RRHH se basa en una teoría aceptable.

·         Hasta qué punto la práctica y los procedimientos son adecuados a tal política y a tal teoría.

Se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH en las actividades de mayor o menor prioridad como:

• Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formación de staff, entrenamiento y desarrollo, remuneración, beneficios, relaciones sindicales, entre otros.

• Clasificación de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.

• Empleo de recursos y resultados obtenidos.

• Contribución de la ARH en los objetivos y los resultados de la empresa.

• Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal.

Fuentes de Información

Se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas. Los ítems que la componen son:

·         Análisis y descripción de cargos

·         Especificaciones de los cargos

·         Cuestionarios de personal y tablas de requisitos

·          Costos del análisis de cargos

·         Reclutamiento

·         Aplicación de los cuestionarios de solicitud de empleos y check-lists

·         Número de candidatos por:

·         Fuentes

·         Anuncios

·          Indicaciones de funcionarios

·          Medios, entre otros.

·         Costos de reclutamiento pro:

·         Fuentes

·          Medios

·         Selección y colocación

·         Bases para la selección (características personales):

·         Resultados en las pruebas

·          Check-list de entrevistas

·         Educación, entrenamiento

·         Experiencia

·         Referencias e indicaciones

·         Estado civil, entre otros.

·         Registros individuales del personal

·         Costos de:

·         Entrevistas

·         Pruebas, interpretación y seguimiento

·         Entrenamiento

·         Número de empleados entrenados por clases de entrenamiento

·         Grados y resultados del entrenamiento

·         Tiempo necesario de entrenamiento

·         Costos de entrenamiento por clase de entrenamiento

·          Nivel de empleados

·         Registros de productividad

·         Costos del programa de registros

·         Promociones y transferencias sistemáticas

·         Registros de promociones y transferencias por tipos

·         Registros de tiempo de servicios

·         Costo de sistematización

·         Mantenimiento de la moral y de la disciplina

·         Registro y evaluación general:

·         Datos acerca del nivel de la moral

·         Actos disciplinarios, por tipo

·         Incidentes

·          Registros de asesoría

·         Uso de beneficios, servicios, publicaciones hechas por los empleados

·         Sugerencias

·         Registros diversos

·         Costos por tipo de actividad

·         Salud y seguridad

·         Registros de sanidad:

·         Número de visitas al servicio médico

·         Enfermedades por tipo

·         Días perdidos por enfermedad

·          Señalamiento de defectos físicos

·         Registro de accidentes:

·         Frecuencia

·         Intensidad

·         Tipos de accidentes

·         Costos

·         Control de personal

·         Registro de empleados:

·         Total de empleados

·         Total de horas de trabajo

·         Registros de rotación (turnover)

·         Costos de mantenimiento y servicios de seguros, compensaciones, etc.

·         Administración de salarios

·         Datos de pagos:

·          Niveles de salarios

·         Incentivos salariales

·         Premios, etc.

·         Valor de los cargos

·         Costo de vida

·         Costo unitario de trabajo

·         Costos, incluidos evaluación de cargos, administración de los planes de incentivos, entre otros.

·         Acuerdos colectivos

·         Listado de los sindicalizados

·         Acuerdos interrumpidos, en arbitraje

·         Suspensión de trabajo

·         Cláusulas contractuales

·         Costo de los acuerdos colectivos

·         Registro de investigaciones detallados anteriormente

Patrones y Evaluación de Control

Patrón es un criterio modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Los tipos de patrones pueden ser:

* De cantidad: son los que se expresan en números, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, índice de accidentes, entre otros.

* De calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados del entrenamiento, funcionamiento de la evaluación de desempeño, entre otros.

* De tiempo: consisten en la rapidez con que se integra el personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, entre otros. 

* De costo: son los costos, directos e indirectos, de la rotación de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la relación costo - beneficio del entrenamiento, entre otros.

 De modo general los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con:

• Resultados: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace después de realizada la operación. Presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las fallas de una operación ya terminada.

• Desempeño: cuando la comparación entre patrón y variable se hace simultáneamente con la operación. Se realiza sobre una operación en proceso, y no terminada aún.

La ARH se encarga de planear, organizar y controlar las actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. Muchas de las actividades de RRHH planeadas y organizadas con antelación muestran durante su ejecución y control algunas dificultades y distorsiones que requieren ser diagnosticadas y superadas para evitar mayores problemas. La rapidez con que esto se haga depende de una revisión y auditoria permanentes, capaces de suministrar una adecuada retroalimentación para que los aspectos positivos puedan mejorarse, y los negativos corregirse y ajustarse. La función de la auditoria no es sólo señalar las fallas y los problemas, sino también presentar sugerencias y soluciones y su papel es fundamentalmente educativo.

Sistema de Información y Auditoria de Recursos Humanos

EL sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.

Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información:

1- Reducir costos y tiempo de procesamiento de información

2- Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleados a tomar mejores decisiones).

De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.

El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre sí por series de eventos. Especificados los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión está perfectamente definida.

Mientras que los sistemas Tradicionales de información consistían en sistemas cerrados que abarcan solo los flujos más importantes de la información formal, el enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de normas de decisión para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones entre participantes.

Después de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administración para dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones(aplicar el principio de excepción) .Toda administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema integrado de información que ahorre tiempo a las personas.

El SI VA DESTINADO A:

S. I. Destinado al ARH.

S. I. Destinado a Gerentes de línea.

S. I. Destinado a empleados.

Auditoria de los Recursos Humanos

Es un conjunto de procedimientos de revisión que tiene como objeto revisar y comprobar todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo en su caso cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de sus fines de la administración de personal.

Los propósitos de la auditoria de personal son:

• Identificar a las personas responsables de cada actividad.
• Determinar los objetivos postulados por cada actividad.
• Verificar las posibilidades y los procedimientos que se utilizan para el logro de los objetivos.
• Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si se están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos.

Características de la Auditoria de Recursos Humanos

En virtud de los planteamientos antes formulado, se pueden puntualizar las características de la auditoria de recursos humanos de la manera siguiente:

• Permite examinar y mejorar la actuación o calidad del desempeño del Recurso humano (administrativo, ejecutivo, supervisores, personal operativo).
• Es un instrumento para examinar cualquier aspecto del personal con fines de administración, dirección y control.
• La auditoria de recursos humanos no puede realizarse de manera exclusiva en los registros y elementos de control que posee el departamento y elementos humanos, sino que tendrá un alcance muy amplio.
• Posibilita la identificación de los aportes realizados por el personal al desarrollo de la organización, de esta manera se mejora su imagen y funcionamiento.
• Permite estimular al personal para el rol de asumir mayores retos y responsabilidades y que actúen en un nivel más alto de profesionalismo.
• Clarifica las responsabilidades y los deberes del personal que labora en la empresa.
• Detecta y controla problemas latentes en la organización.
• Reduce sustancialmente los costos en recursos humanos mediante prácticas más elaboradas.
• Permite la promoción de cambios necesarios en la organización.

Control de Recursos Humanos - Definición

La gerencia de recursos humanos es el  motor  central que basándose en un conocimiento  integral genera las oportunas respuestas. Para llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la información que se traduce en base de datos, confiable que contemple la permanente actualización y programación de la misma.

Al plantearse los cambios deberá estar apta para identificar los conflictos y el impacto de dichos cambios,con el fin de enfrentarlos y solventarlos, planteando soluciones que se ajusten a las necesidades de cambio.

El control del talento humano es estudiado como la última etapa del proceso de gerencia y es tan importante como las demás etapas, ya que permite detectar las fallas, así como establecer los mecanismos para su corrección,generando un proceso de retroalimentación constante.

Un control siempre reflejará lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los planes preestablecidos.

Bases de Datos de Recursos Humanos

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre sí por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

• Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

• Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

• Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.

• Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

• Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

• Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), entre otros.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio está perfectamente definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo está dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, entre otros. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.